Kako napisati pismo dobavljaču

Poslovna korespondencija zahtijeva delikatnost, posebno kada je riječ o pismima dobavljaču, jer razlog žalbe može biti neispunjavanje obveza ne samo s njegove strane, već i sa strane vaše organizacije.

Priručnik s uputama

1

Ako se prvi put obratite dobavljaču kako biste mu naručili proizvode, koristite standardni obrazac za dostavu proizvoda koji je uspostavila ta organizacija. Ako se ova izjava ne objavi elektroničkim putem na web mjestu organizacije, napišite pismo slobodnim stilom.

2

Ako naručite nekoliko vrsta proizvoda u različitim količinama, izvršite narudžbu u obliku tablice s nazivom, člankom, bojom proizvoda, ako je potrebno. Zapišite obvezu plaćanja naručene robe, dobavljaču dostavite detalje vaše organizacije, na temelju tih podataka dobavljač će sastaviti ugovor. Na kraju pisma izrazite nade za daljnju obostrano korisnu suradnju.

3

Ako se vaše pismo dobavljaču odnosi na neprimjereno izvršavanje obveza iz ugovora, neblagovremene isporuke robe ili robe pogrešne kvalitete, klase ili vrste, upotrijebite zaokret "Ovim pismom vas obavještavamo …", "Obavještavamo vas …". Jasno navedite razlog zašto ne možete prihvatiti otpremljenu robu. Pogledajte ugovor ili zahtjev za ugovor koji naznačuje koliko jedinica i kakav proizvod vam je dobavljač trebao poslati. U tom će slučaju dobavljač lakše ispraviti svoju pogrešku.

4

Ako se vaše pismo odnosi na nemogućnost plaćanja robe u roku utvrđenom ugovorom, o tome obavijestite dobavljača u najmlađem, ali istovremeno i službenom obliku. Koristite prijelaze "Ispričavamo se zbog kašnjenja u plaćanju …", "Zbog okolnosti ne možemo platiti račune prije …".

5

Recite suparniku točno kada namjeravate mu platiti dug i da će vaša organizacija zajamčeno ispuniti njegovu obvezu. Na kraju pisma izrazite nadu da ova epizoda neće utjecati na vaša dugoročna partnerstva.