Kako opisati poslovni proces

Video: PANTHEON Workflow - poslovni proces za obračun PDV-a 2024, Srpanj

U posljednje vrijeme sve je prisutnija tendencija prelaska s funkcionalnog na upravljanje procesima, u čemu se uloga ispravnog opisa i formalizacije poslovnih procesa značajno povećava. Tek nakon završetka ovih akcija, možemo razgovarati o optimizaciji poslovnih procesa kao sredstva za povećanje učinkovitosti poduzeća.

Trebat će vam

CASE-alat koji vam omogućuje da formalizirate poslovni proces u grafičkim zapisima.

Priručnik s uputama

Prvi je ukratko i točno formulirati naziv opisanog postupka, koji bi trebao biti razumljiv i odražavati opću suštinu niza radnji koje čine poslovni proces. Na primjer, umjesto „Podnošenje zahtjeva za izradu predmeta u proizvodnju i praćenje njegovog izvršenja“, dovoljno je imenovati postupak „Nadgledanje proizvodnje proizvoda“. Drugo, ispravno je cijeli opisani postupak rastaviti na manje („atomske“) zadatke ili funkcije podprocesa i odrediti slijed njihove provedbe. S takvim dijeljenjem, opisani proces bit će proces na najvišoj razini. Razina detalja u postupku najviše razine može biti različita, ali trebala bi biti dovoljna za razumijevanje publike koja će koristiti vaš opis.

Postoji nekoliko načina za opisati poslovni proces. Najpopularnija od njih je grafička, uz pomoć dijagrama napravljenih u različitim notacijama (notacija je skup znakova koji nešto označavaju).

Najčešće vrste oznaka za opisivanje poslovnih procesa su IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itd.

Kao primjer, zadržajmo se na dijagramu izvedenom u BPMN (Notation Modeling Notation) notaciji pomoću alata PowerDesigner CASE (Sl. 1). Glavni elementi dijagrama su:

1. "Proces" (funkcija) - pravokutnik zaobljen u uglovima;

2. "Prijelaz" - strelica koja povezuje procese;

3. "Rješenje" - romb koji sadrži pitanje na koje je moguće odgovoriti samo sa "Da" ili "Ne";

4. Uvjeti - tekstualni izrazi pod kojima se vrši prijelaz s jedne funkcije na drugu. Uvjeti su uvijek navedeni u zagradama. Ponekad je korisno dijagram podijeliti na "Tragovi" - okomiti ili vodoravni odjeljci koji označavaju jedinice poduzeća ili zaposlenika odgovorne za obavljanje određene funkcije. U tom slučaju bi ikona ove funkcije trebala biti unutar svog odjeljka. Pored nabrojanih elemenata, dijagram može sadržavati i popis podataka koji su ulaz ili izlaz za postupak, kao i veze na pravila ili propise prema kojima se obavlja ta ili ona funkcija. Primjer opisa poslovnog procesa "Kontrola proizvodnje proizvoda" prikazan je na slici 1. Lako je primijetiti da je ovaj dijagram vrlo sličan blok dijagramu algoritma za rješavanje problema.

Grafički opis postupka može se nadopuniti i tekstualnim opisom njegovih funkcija podprocesa u obliku tablice koja sadrži sljedeće stupce: naziv procesa, jedinica (vlasnik procesa), opis procesa, rezultat izvršenja procesa. Primjer takvog opisa prikazan je na slici 2. Ako se očekuje daljnja optimizacija opisanog poslovnog procesa, u tablicu se može dodati i stupac s opisom poteškoća ili nedostataka trenutno izvršenih funkcija podprocesa.