Izvješće o troškovima: kako ispuniti dokument

Svaki dokument utemeljen na primanju novca zahtijeva ispravan obrazac. Ako je organizacija zaposlenicima osigurala sredstva za bilo koje potrebe, tada je potrebno prijaviti ih ispunjavajući izvješće o troškovima.

Tko treba ispuniti izvješće o troškovima

Direktor ne može dati novac organizaciji bilo kojem zaposleniku bez ikakvog razloga. U početku bi trebalo utvrditi popis zaposlenika koji imaju pravo na primanje gotovog novca s naknadnim izvješćem. Za to je potrebno izraditi i izdati poseban nalog.

Ako podređenom trebaju sredstva za obavljanje bilo kojeg posla, dužan je direktoru dostaviti izjavu u slobodnom obliku. U njemu se mora navesti potrebni iznos i svrha za koju se novac traži. Ako se ravnatelj slaže s izjavom, tada on osobno potpisuje izjavu i naznačuje koliko mu omogućuje posudbu sredstava i na koliko dugo.

Važno je navesti da se novac može izdati samo zaposleniku koji je u cijelosti obračunao sve prethodno primljene iznose.

Ponekad zaposleniku može biti potrebna punomoć koja se mora izvršiti u ime organizacije prema utvrđenom modelu br. M-2 ili br. M-2a. Ti su obrasci odobreni još 1997. godine rezolucijom Federalne službe državne statistike Ruske Federacije.

Za potrošeni novac koji je izdan u računovodstvenom odjelu organizacije, zaposlenik mora prijaviti. Postoji određeno razdoblje u kojem je potrebno ispuniti i podnijeti izvješće o troškovima. Prošlo je 3 dana od kraja razdoblja koje je voditelj organizacije naznačio na prijavnom obrascu.

Ako su zaposleniku osigurana sredstva za potrebe poslovnog putovanja, trebao bi ih prijaviti u sljedeća 3 radna dana nakon povratka s poslovnog putovanja.

Kako se potvrđuje trošak u izvještaju o rashodima

Ako zaposlenom ostane novca, tada ga neće moći vratiti u blagajnu baš tako. Prvo, morate prikupiti sve dokumente koji potvrđuju da je novac potrošen posebno za potrebe za koje su im osigurani. To mogu biti novčani i robni čekovi, ulaznice, primici, akti i drugi oblici strogog izvještavanja.

Nakon primitka svakog takvog dokumenta nužno je provjeriti jesu li datum, iznos i detalji čitljivi.

Sve dokumente zaposleniku treba dati u računovodstvo.

Što se događa ako izvješće o trošku nije pravilno ispunjeno

Ako zaposlenik pogrešno izvrši ili nije podnio izvješće o predujmu u roku od 3 dana, nadzorno tijelo smatrat će primljena sredstva prihodima, na što će biti potrebno naplatiti premiju osiguranja i porez na dohodak. Ako kasnije zaposlenik ipak dostavi sve potrebne dokumente i izvještaj, računovođa će morati izvršiti ponovni izračun.

Ovlašteni zaposlenik organizacije može zadržati iznos za koji nije dostavljeno izvješće iz plaće zaposlenika.

Osnovna pravila za izradu izvještaja o troškovima

Temelj pružanja izvješća o troškovima jesu sljedeća pravila:

1. Izvješće o troškovima mora biti potkrijepljeno dokumentima koji potvrđuju potrošene iznose.

2. Dokumenti se moraju predati najkasnije u roku od 3 radna dana nakon završetka poslovnog putovanja, razdoblja koje odredi upravitelj ili od trenutka odlaska na posao nakon bolesti ili odmora.

3. Izvještaj se sastavlja u posebnom obrascu br. AO-1. Dopušteno je i korištenje obrasca izvještaja o izdacima koji odobrava voditelj organizacije.

4. Samo upravitelj mora biti odgovoran za odobravanje izvještaja o troškovima.

5. Izvješće o troškovima popunjava zaposlenik koji je novac potrošio. Također, neke podatke treba unijeti računovođa.

U izvještaju o troškovima trebaju biti navedeni sljedeći podaci:

1. Podaci o tvrtki koja je izdala novac zaposleniku.

2. Podaci o zaposleniku koji je od organizacije primio sredstva.

3. Svrha za koju je potrebno osigurati novac zaposleniku tvrtke.

4. Zbroj.

5. Podaci o svim troškovima s potvrdom.

6. Bilans, ako ih ima.

Na kraju se stavljaju zaposlenici i djelatnici računovodstvenog odjela, koji su izdali novac i dobili ostatak.

Na računu o troškovima nisu potrebne markice. To je zato što je dokument interni. I ne nadilazi organizaciju. Osim toga, od 2016. sve pravne osobe, a ne samo individualni poduzetnici, imaju pravo ne ovjeravati svoje dokumente svojim pečatima i pečatima.

Izvještaj se dovršava u jednom primjerku. To je dio izvorne dokumentacije i ne treba pogriješiti u njegovom dizajnu. Ako iz nekog razloga nije bilo moguće izbjeći mrlje ili pogrešno punjenje, onda je bolje uzeti novi obrazac i ispuniti ga na novi način.