Kako organizirati papirologiju

Papirologija - rad s dokumentima i dokumentacijska podrška za upravljanje u ovoj konkretnoj organizaciji, reguliran GOST R 51141-98 "Papiranje i arhiviranje. Uvjeti i definicije." Organizacija uredskog rada je organizacija registracije, pohrane i upotrebe ulaznih, odlaznih i internih dokumenata u tekućim aktivnostima poduzeća.

Priručnik s uputama

1

Kada organizirate uredski rad, utvrdite da li vaša tvrtka, organizacija, geografski udaljene jedinice ili podružnice, uzmu u obzir ovu činjenicu i stvorite mehanizam za interakciju s tim jedinicama. Svećenički sustav u njima trebao bi biti identičan središnjem uredu kako bi se izbjegli problemi tijekom registracije i papirologije.

2

Razmislite koji od postojećih oblika papira ćete koristiti: centralizirani, miješani ili decentralizirani. Njihov izbor određuje strukturu poduzeća (ima li geografski udaljene jedinice) i tehničku opremu službe za upravljanje uredom. Ako je ova usluga mala i nije tehnički pružena, dio njezinih funkcija prenosi se na jedinice. U ovom slučaju događa se miješana papirologija. U slučaju da je ova usluga opremljena svim potrebnim osobljem, hardverom i softverom, tada će ovaj oblik vođenja evidencije biti centraliziran.

3

U svakoj strukturalnoj jedinici odaberite posebnu osoblje koje će obavljati papirologiju. Ako to nije moguće, onda imenovajte drugog zaposlenika koji će objedinjavanje svojih glavnih dužnosti kombinirati s funkcijom službenika.

4

Odredite broj i nomenklaturu predmeta koji će uključivati ​​sve dolazne, odlazne i interne dokumente. Ako se radi o dokumentima više (matične) organizacije, oni se tada predaju glavi na razmatranje; dokumenti podređenih organizacija trebaju se dostaviti na razmatranje zamjeniku šefa zaduženom za rad s njima. U skladu s tim, žalbe građana upućuju tom zamjeniku, kojem je povjerena dužnost da radi sa stanovništvom.

5

Identificirajući krug dopisnika, stvorite klasifikator pomoću kojeg možete odmah odrediti kojoj grupi dopisnika ovaj dokument pripada. Na primjer, dodijelite kod 01 za tijela javne vlasti, kod 02 za pisma više organizacije, kôd 03 za dobavljače, kôd 04 za kupce itd. To će pomoći u pojednostavljivanju kretanja dokumenata unutar organizacije.

6

Odredite hoće li se tijek dokumenata provoditi u obliku časopisa ili kartice. Oba se oblika realiziraju u posebnim programima upravljanja elektroničkim dokumentima. Ako takav program još uvijek ne možete kupiti, koristite elektroničke časopise za registraciju dokumenata koji se mogu izvršiti u Excelu.