Kako pojednostaviti ugovore o nabavi

Dokumentacija tvrtke treba se držati u redu. Kako biste među ostalim poslovnim papirima lako pronašli pravi ugovor o isporuci robe, vrijedno je stvoriti zasebnu policu ili mapu za njih. Ali ne samo to. Sami ugovori također moraju biti pojednostavljeni.

Priručnik s uputama

1

Skupite sve ugovore koje želite staviti na red i procijenite ih. Obratite pažnju na to koliko često se zaključuju i s kojim partnerima. Na taj ćete način odabrati način klasifikacije dokumenata.

2

Ako ima puno partnera, prikladniji je način da se ugovori do dana njihovog sklapanja. U slučaju kada se tijekom dugog razdoblja ugovori sklapaju s istim firmama, njih mogu grupirati u posebnu kategoriju (mapu). A u nekim je slučajevima dovoljno da sporazume jednostavno rasporedite abecednim redom prema imenima tvrtki partnera.

3

Koju god metodu da izaberete, ne zaboravite da su voluminozne mape vrlo neugodne za korištenje. Pregledajte ugovore i uklonite s zajedničke hrpe one kojima je istekao rok trajanja. Stvorite zasebnu mapu za njih. Takvi se ugovori najčešće primjenjuju samo od slučaja do slučaja, a u svakodnevnom radu nisu potrebni.

4

Prilikom slaganja ugovora u kronološkom redoslijedu pridržavajte se općih načela održavanja i pohrane dokumentacije. U mapama koje se često koriste nedavno su zaključeni ugovori smješteni na vrhu. U nastavku su dokumenti s ranijim rokom. Prilikom arhiviranja u arhivu, naprotiv, prvi bi trebao biti na vrhu, a posljednji ugovor zaključen u nastavku.

5

Koristite markere, oznake, oznake i ostale uredske potrepštine da biste vizualno odvojili jednu kategoriju od druge. Provjerite jesu li ti razgraničari jasno istaknuti u mapi. To će uvelike olakšati potragu za potrebnim dokumentima.

6

Nakon što se svi ugovori o isporuci robe na prikladan način stave u mapu, obavezno sastavite registar dokumenata. Uzmi je na korice ili je stavi u mapu na vrhu svih ugovora. Pustite prazne redove u registru. Prilikom umetanja novog ugovora unesite podatke o njemu u registar.